Automatisch einordnen
Jede eingehende Mail wird nach Thema sortiert – Rechnung, Termin, Reklamation, Angebot, Werbung. Die Kategorien legen wir gemeinsam für Ihren Betrieb fest.
E-Mail-Automatisierung / Rhein-Sieg-Kreis
Ihre E-Mails sortieren
sich von selbst.
Automatisierte E-Mail-Bearbeitung für kleine Betriebe: eingehende Nachrichten werden eingeordnet, in zwei bis drei Sätzen zusammengefasst und übersichtlich abgelegt. Weniger Postfach-Chaos, mehr Zeit fürs Geschäft.
- IDEEN
- SYSTEME
- MENSCHEN
- FORTSCHRITT
EINGEORDNET
128
KATEGORIEN
7
DRINGEND
3
EINGANG PRO WOCHENTAG
Terminanfrage · Kundin bittet um Termin nächste Woche
Termin
Rechnung · Lieferant fragt nach offener Zahlung
Buchhaltung
Beispielhafte Darstellung der Übersicht – die Kategorien werden auf Ihren Betrieb zugeschnitten.
Das Problem
Zu viele E-Mails, zu wenig Zeit zum Sortieren.
In kleinen Betrieben landet alles in einem Postfach: Terminanfragen, Rechnungsfragen, Reklamationen, Angebote – dazwischen Werbung und Spam. Es gibt keine IT-Abteilung, die das sortiert, und keine ruhige Stunde am Tag, in der man es selbst tun könnte.
- Wichtige Anfragen gehen zwischen Newslettern unter und werden zu spät beantwortet.
- Abends wird das Postfach nachgearbeitet, statt Feierabend zu machen.
- Kunden springen ab, weil die Antwort drei Tage gedauert hat.
- Niemand weiß auf einen Blick, was heute wirklich dringend ist.
Leistungen
Ein System, das im Hintergrund mitarbeitet.
Vier Funktionen, die zusammen aus einem vollen Postfach eine klare Tagesliste machen.
In zwei Sätzen zusammenfassen
Statt langer Textwände steht bei jeder Nachricht eine kurze Zusammenfassung. Sie sehen auf einen Blick, worum es geht, ohne alles zu öffnen.
Bei Wichtigem Bescheid geben
Dringende Themen melden sich aktiv – zum Beispiel per Nachricht aufs Handy. Sie müssen nicht mehr vorsichtshalber alle zwanzig Minuten ins Postfach schauen.
Antworten vorbereiten
Eindeutige Standardfälle wie Öffnungszeiten kann das System direkt beantworten. Bei allem Wichtigeren – Rechnungen, Reklamationen – entsteht nur ein Entwurf, den Sie freigeben.
Später erweiterbar – Schritt für Schritt, nicht alles auf einmal
- Termine & Erinnerungen gegen No-Shows
- Nachfassen bei offenen Rechnungen
- Belegerkennung für die Buchhaltung
- Bewertungsanfrage nach Auftragsabschluss
- Automatische Dokumentenablage
- FAQ-Bot für die häufigsten Fragen
Ablauf
Vier Schritte. Keine Überraschungen.
01
Erstgespräch
Ein kurzes, unverbindliches Gespräch: Wie sieht Ihr Postfach aus, was nervt am meisten, wo geht Zeit verloren. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
02
Einrichtung
Ich richte das System auf Ihren Betrieb zugeschnitten ein – Ihre Kategorien, Ihre Abläufe. Ihre E-Mail-Adresse bleibt, wie sie ist.
03
Testphase
Zwei bis vier Wochen im echten Betrieb mitlaufen lassen. Wir schauen gemeinsam, was gut einsortiert wird und wo nachjustiert werden muss.
04
Laufender Betrieb
Danach läuft es im Alltag mit – und ich bleibe Ihr fester Ansprechpartner, wenn sich etwas ändert oder erweitert werden soll.
Für wen
Gemacht für Betriebe mit viel Post und wenig Personal.
Vor allem dort, wo täglich viele Anfragen eingehen, aber niemand ausschließlich fürs Postfach zuständig ist.
Handwerksbetriebe
Elektro, Sanitär, Heizung, Bau: Anfragen, Terminverschiebungen und Lieferantenpost laufen alle über dasselbe Postfach – während Sie auf der Baustelle sind.
Beispiel: Die Störungsmeldung eines Stammkunden wird als dringend erkannt und aufs Handy gemeldet, noch bevor Sie abends ins Büro kommen.
Praxen
Arzt-, Zahnarzt-, Tierarzt- und Physiotherapiepraxen: Terminwünsche, Rezeptanfragen und Rückfragen zu Rechnungen binden Zeit am Empfang.
Beispiel: Terminwünsche sammeln sich in einer eigenen Liste, statt zwischen Werbung und Laborpost unterzugehen.
Kleine Dienstleister
Kanzleien, Büros, Agenturen, Einzelunternehmer: viele Angebotsanfragen, viel Abstimmung – und niemand, der die Ablage übernimmt.
Beispiel: Angebotsanfragen werden als solche erkannt und zusammengefasst, damit keine unbeantwortet liegen bleibt.
Vertrauen & Datenschutz
Ihre Post bleibt Ihre Post.
Gesunde Skepsis gegenüber Automatisierung ist berechtigt – gerade, wenn es um Kundenkommunikation geht. Deshalb hier die wichtigsten Punkte offen und ohne Kleingedrucktes.
- Verarbeitung auf deutschen Servern Keine Weitergabe an branchenfremde Dritte, keine Nutzung Ihrer Inhalte für fremde Zwecke.
- Auftragsverarbeitungsvertrag standardmäßig Ein AVV nach Art. 28 DSGVO gehört zum Angebot dazu – nicht als kostenpflichtige Zusatzoption.
- Es wird nichts gelöscht Jede Mail bleibt vollständig und nachvollziehbar im Postfach. Das System sortiert nur die Priorität – es räumt nichts weg.
- Sie behalten die letzte Entscheidung Automatisch beantwortet wird nur, was eindeutig ist. Alles Wichtige wird als Entwurf vorbereitet und von Ihnen freigegeben.
- Eine Person, kein Callcenter Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt – erreichbar per Telefon und E-Mail.
50 %
FÖRDERFÄHIG IN NRW
Über das Programm NRW.BANK.Impuls KI können Unternehmen in Nordrhein-Westfalen einen Teil der Beratungskosten erstattet bekommen. Ob Ihr Betrieb die Voraussetzungen erfüllt, klären wir im Erstgespräch.
2–4
WOCHEN TESTPHASE
Erst im echten Betrieb mitlaufen lassen, dann entscheiden. Sie sehen vorher, was das System kann – und was nicht.
1
FESTER ANSPRECHPARTNER
Kein Ticketsystem, keine Warteschleife. Sie sprechen immer mit derselben Person, die Ihre Einrichtung kennt.
Pakete
Klein anfangen, bei Bedarf ausbauen.
Drei Stufen, damit Sie nicht für Funktionen zahlen, die Sie nicht brauchen. Der Wechsel nach oben ist jederzeit möglich.
Basis
Für den Einstieg: erst mal Ordnung schaffen.
- Automatische Einordnung nach Thema
- Kurzfassung zu jeder Nachricht
- Übersichtliche Ablage, auch am Handy lesbar
- Keine automatischen Antworten
Preis nach kurzem GesprächAbhängig vom Mailaufkommen und der Anzahl der Kategorien.
Meistgewählt
Erweitert
Für Betriebe, bei denen Tempo zählt.
- Alles aus dem Basis-Paket
- Benachrichtigung bei dringenden Themen
- Automatische Antwort bei klaren Standardfällen
- Antwortentwürfe für alles Wichtigere
Preis nach kurzem GesprächRichtwert und Umfang legen wir gemeinsam fest.
Individuell
Für gewachsene Abläufe mit Sonderfällen.
- Alles aus dem erweiterten Paket
- Volle Anpassung an Ihre Abläufe
- Weitere Kanäle und Erweiterungen
- Anbindung an vorhandene Software nach Absprache
Individuelles AngebotNach einer gemeinsamen Aufnahme Ihrer Abläufe.
Pilotphase: Die ersten Betriebe begleite ich zeitlich befristet kostenlos oder stark vergünstigt – im Austausch für ehrliches Feedback und, wenn Sie zufrieden sind, eine Referenz. Wenn Sie früh dabei sein wollen, melden Sie sich einfach.
Platz anfragenÜber mich
Aus der Automatisierungstechnik, nicht aus dem Marketing.
Lasse Deiterding
Inhaber
Ich komme nicht aus dem Marketing und auch nicht aus dem Webdesign, sondern aus der Automatisierungstechnik. In der SPS-Programmierung geht es genau darum: einen Ablauf verstehen, ihn sauber in Schritte zerlegen und die Teile automatisieren, die immer gleich sind – zuverlässig, nachvollziehbar und ohne Überraschungen.
Genau dasselbe Denken braucht es im Postfach eines Handwerksbetriebs. Es geht nicht darum, möglichst viel Technik einzubauen, sondern darum, die wiederkehrende Arbeit zu erkennen und ihr die Routine abzunehmen – ohne dass jemand die Kontrolle abgibt.
Deiterding Solutions ist bewusst lokal aufgestellt. Ich arbeite mit Betrieben aus Hennef und dem Rhein-Sieg-Kreis, komme bei Bedarf persönlich vorbei und erkläre, was das System macht, in normaler Sprache. Wenn etwas nicht passt, sagen Sie es mir direkt – und nicht einem Supportformular.
Häufige Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Was passiert, wenn eine Mail falsch einsortiert wird?
Nichts geht verloren. Jede Nachricht bleibt vollständig in Ihrem Postfach und ist ganz normal auffindbar – die Einordnung ist eine zusätzliche Hilfe, kein Ersatz. Falsch einsortierte Mails korrigieren Sie mit einem Klick, und das System lernt Ihre Korrekturen für die Zukunft mit.
Muss ich meine E-Mail-Adresse wechseln?
Nein. Ihre bestehende Adresse bleibt genau so, wie sie ist. Es ändert sich nichts an Ihren Visitenkarten, Ihrem Briefpapier oder Ihrer Website – das System setzt auf dem auf, was Sie schon haben.
Antwortet die Automatik einfach auf meine Kundenmails?
Nur, wenn Sie das ausdrücklich freigeben, und nur bei eindeutigen Standardfällen wie einer Frage nach Öffnungszeiten. Bei allem, was Geld, Fristen oder Beschwerden betrifft, wird ausschließlich ein Antwortentwurf vorbereitet – abgeschickt wird er erst, wenn Sie ihn gelesen und bestätigt haben.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört standardmäßig zum Angebot. Welche Daten wofür verarbeitet werden, halten wir vor dem Start schriftlich fest, damit Sie es Ihrer eigenen Dokumentation beilegen können.
Was kostet das?
Das hängt vom Mailaufkommen, der Zahl der Kategorien und dem gewünschten Umfang ab – deshalb nenne ich hier keine Pauschalpreise, die ohnehin nicht passen würden. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Situation an, danach bekommen Sie einen konkreten Preis. Für Unternehmen in NRW kommt gegebenenfalls die Förderung über NRW.BANK.Impuls KI infrage.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die eigentliche Einrichtung ist meist in wenigen Tagen erledigt. Danach folgt die Testphase von zwei bis vier Wochen, in der wir die Einordnung an Ihrem echten Posteingang nachschärfen. Sie müssen dafür nichts umstellen und nichts installieren.
Ich bin technisch nicht besonders fit. Ist das ein Problem?
Nein, im Gegenteil – dafür ist das gemacht. Sie bekommen eine Übersicht, die sich wie eine normale Liste liest und auch am Handy funktioniert. Die Technik dahinter richte ich ein, Sie müssen sie nicht verstehen und auch nicht pflegen.
Kann ich wieder aufhören, wenn es mir nicht passt?
Ja. Die Testphase ist unverbindlich, und auch danach binde ich niemanden in lange Laufzeiten. Wenn Sie aufhören, bleibt Ihr Postfach unverändert bestehen – es fällt lediglich die Sortierung weg.
Referenzen
Erste Pilotprojekte starten gerade.
An dieser Stelle stehen künftig Erfahrungen aus echten Betrieben. Bis die vorliegen, bleibt der Platz bewusst leer – erfundene Kundenstimmen gibt es hier nicht.
Reden wir kurz über Ihr Postfach.
Ein Anruf oder eine Mail genügt. Im ersten Gespräch geht es nur darum, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht – kostenlos, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.